СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЖИЗНЬЮ
8 программ-помощников для управления делами своей жизни
В этой статье — 8 инструментов для легкого управления делами. Используйте их, чтобы освободить ресурс, решать задачи играючи
и в целом, облегчить себе жизнь
1
Возделывайте свой лес
Forest — это приложение для телефона. Пока вы сфокусировано работаете, у вас растет дерево. Вы сами выбираете время фокусировки и дерево, которое хотите посадить.

Чем больше таких дел, тем шире разрастается ваш лес. В программе можно выбирать разные растения, от сибирского кедра и волшебных деревьев до грибов и цветов.

Я рекомендую использовать ее для работы и внедрения новых привычек. Например, когда я пишу книгу, сажаю кедры, а для корпоративных тренингов выращиваю баобабы и т.д.

Также я высаживаю деревья и для личных дел. Например, для ежедневной утренней прогулки на 30 минут. Или для времени на хобби и другие ресурсные занятия.

Обычно такие приложения используют для работы, однако намного интереснее и полезнее внедрять с ними новые привычки — регулярно гулять, делать зарядку, готовить полезную еду, выделять время на чтение и пр.

Посмотрите, из чего вырос ваш лес за день, неделю, месяц. Каких деревьев в нем больше.
2
Используйте таск-менеджеры
Таск-менеджер — программа, где вы разбиваете дела по проектам и составляете списки дел по ним. Такие программы можно установить на компьютер и на телефон и очень удобны — вы не держите в голове все сразу, и точно знаете, что и когда будете делать.

Есть два варианта работы с таск-менеджерами.

Первый — просто составить дела и разнести их по датам. Это классика.

Например, у вас есть дела по работе, задачи по здоровью (сходить к врачу, сдать анализы и пр.), какие-то семейные дела (записать ребенка к репетитору, выбрать велосипед и пр.). Все это — отдельные проекты. Вносите их в программу и ставьте даты выполнения.

Второй — канбан-доска, когда у вашего проекта есть этапы работ. Этот подход я рекомендую для прокачки жизненного баланса, личного бренда, любой области. Это очень удобно.

Вы проанализировали Звезду жизни и составили карту тех территорий, которые хотите освоить, например, работу с телом. Создайте доску с несколькими этапами, например:
Вы переносите в столбец «Что хочу» все, что собираетесь сделать. А потом перетаскивайте из этого столбца дела по мере их решения.

Вот что может получиться:
Такие доски можно строить для любого проекта и по любому принципу — от проекта по ремонту до работы над личным брендом.

Программ много. Я рекомендую использовать Trello. Она интуитивно понятна, есть бесплатная версия и подходит для широкого спектра задач.

Я использую платную версию Asana, мы написали для нее своего бота и теперь можно ставить задачи прямо через телеграм, на ходу и голосом, если нужно. Это очень удобно.
3
Программа по учету витаминов и таблеток
Если вы пьете витамины или принимаете лекарства, поставьте такую программу. Она помогает не забыть — принял ты сегодня таблетку или нет.

Вроде бы мелочь, но разгружает голову очень сильно. Выпиваете — отмечаете. Такие программы также напоминают, когда пора покупать лекарства или идти к врачу.

Всю информацию задаете вы сами. Получаете такую няньку, которая помогает следить за здоровьем. Вариантов много. Например, Mytherapy.
4
Собирайте библиотеку информации
В информации есть смысл, если она управляема. Чтобы структурировать знания и держать их под рукой, можно использовать гугл-документы и блокноты типа Evernote. На мой взгляд, лучшее из новых инструментов — это Notion. Это что-то вроде многофункционального блокнота: в нем можно как делать обычные заметки, так и создавать виртуальные страницы с открытым доступом. Например, опубликовать конспекты любимых книг и поделиться этой страницей с другими. Вы можете создавать разные папки по проектам, документы, ссылки, делать списки с тегами и оглавлениями. Это невероятно удобно.

Это ваше виртуальное хранилище данных. Рецепты, статьи для прочтения, конспекты книг, информация для предстоящих путешествий, рабочие записи и пр.

Не важно, собираетесь вы в путешествие завтра или через год — вы увидели интересную статью о месте, куда хочется съездить, — и сохранили в нужную подборку.
Отдельно скажу про конспекты по книгам. С ними есть смысл работать определенным образом.

  • При прочтении выделяйте интересные места.

  • Дальше делайте по ним конспект в Notion или в документах. Разделите лист на два столбика. В первый записывайте идею из книги, а во второй — как ее применить в жизни и на своих проектах.

  • Забирайте идеи и воплощайте в жизнь. Так ваше знание оживает и становится реальным. А книга — по-настоящему полезной.
Пример: так я упорядочила материал из второй книги
5
Заметки в телефоне как временное хранилище
Заметки в телефоне как оперативная память и как быстрая помощь. Записывайте свои идеи. Не стоит надеяться, что вы все запомните и воспроизведете именно так, как оно пришло вам в голову.

Идеи для постов и сторис, интересные наблюдения и мысли, что-то полезное из диалогов и разговоров. Заметки не дадут вам забыть, но при одном условии — вы потом примените эту информацию тем или иным способом.
6
Гугл-календарь для записей встреч и расписания
Календарь помогает держать события под рукой и помнить о своих мероприятиях. Важно идти от приоритетных задач. Например, от тренировок. А уже потом вносить остальные дела.

Лучше всего завести несколько календарей — для личных дел, семьи, работы. Например, календарь для семьи можно открыть всем членам семьи, и тогда ваши события будут видеть все приглашенные. Это удобно, чтобы сто раз не договариваться. Поставили в календарь событие и все в курсе, что вы будете на концерте или в поездке.

Если вы работаете с людьми и часто назначаете встречи, можно подключить программу Сalendly — это клиент, в котором вы заранее резервируете время на встречи, а люди могут выбрать удобный им слот и зарегистрироваться.
7
Трекеры привычек
Есть виртуальные трекеры привычек или бумажная версия. Трекинги классно работают, если вы подстроили их под свои особенности. Одним людям нужны длинные трекинги, а другим — короткие забеги на неделю.

Мы еще поговорим об этом в части «Кто я».

Сейчас можно купить разные трекеры привычек. Но я рекомендую сделать свой. Например, в графическом редакторе Canva есть масса шаблонов трекеров, которые можно адаптировать под свои задачи.

Помните главное — не надо внедрять много привычек одновременно. Возьмите 1-3 важных для вас нововведения и работайте с ними.
8
Программа учета времени
Программы учета времени помогают увидеть реальность, как есть. Я рекомендую использовать их для аналитики своего времени.

Например, нам может казаться, что мы очень много работаете, устаете, все время в делах, без передышки.

Мы склонны оценивать ситуацию неверно. И программа учета времени — лучший друг экстремальной честности. Попробуйте считать чистое рабочее время в течение дня. Без соцсетей и других дел. Только время, которое вы честно посвятили делам. Скорее всего, вы удивитесь.

На моей практике те, кто больше всех кричит о занятости, оказываются шокированы реальным положением дел. Оказывается, что на чистую работу люди тратят по 3-4 часа из 8.

Это очень отрезвляет и помогает:
  • перестать себя жалеть
  • увидеть, где можно быть эффективнее
  • перестроить свой рабочий день
  • изменить отношение к работе, действовать честно, а оставшееся время посвящать жизни и ресурсным занятиям.

Вам не обязательно использовать ее постоянно. Просто когда кажется, что вы перерабатываете, проверяйте себя. Возможно, так и есть, и вам стоит отдохнуть. А может, это просто иллюзия и вы неверно распределяете свое время.
Я рекомендую использовать Toggle — у него есть бесплатная версия.

Это базовый набор инструментов. Уверена, у вас появятся свои любимые в этом списке.
Ева Кац — писательница, спикер, автор системы жизненного баланса и популяризатор Life Work Balance. Вдохновляю людей на перемены, подсказываю, как найти счастливый сценарий жизни и реализовать его.